Un compte-rendu de réunion consolide par écrit le contenu de discussions formelles entre parties prenantes. Il fournit une référence souvent précieuse durant toute la vie d'un projet.
Dans cet article, je vous partage mon expérience sur le RIDA projet : un formalisme simple, efficace et polyvalent que j'utilise depuis des années pour la rédaction de comptes-rendus des réunion d'un projet.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un RIDA projet ?
- Les bénéfices de l'utilisation du format RIDA projet
- Modèle de RIDA projet
- Les fondamentaux pour mettre en place le format RIDA dans votre projet
- Difficultés et risques
- Ce qu'il faut retenir du RIDA projet
Qu'est-ce qu'un RIDA projet ?
D'une manière générale, un compte-rendu de réunion devrait permettre de retrouver les éléments clés d'une discussion. Il participe à fournir un même niveau d'information entre toutes les parties prenantes, qu'ils aient participés ou non à la réunion.
Le RIDA, acronyme de "Relevé des Informations, Décisions et Actions", est une méthode simple et standardisée de rédaction de compte-rendu de réunion d'un projet.
Sa particularité est de structurer les discussions tenues en 3 catégories :
- Les Informations échangées en séance : Les faits ou points discutés pendant la réunion. Exemples : l'actualité du projet, les récentes réalisations, les nouveaux risques identifiés.
- Les Décisions prises en séance : Les choix ou arbitrages validés par les participants. Exemples : validation d’un scénario, abandon d'une piste technique, validation du contenu d'une communication, modification d'un planning de déploiement.
- Les Actions lancées en séance : Les nouvelles tâches à accomplir dans le cadre du projet. Exemples : mise à jour d'une documentation, réalisation de taches techniques, rédaction et envoi d'une communication.
Les bénéfices de l'utilisation du format RIDA projet
Bonne nouvelle, on profite très vite des avantages du RIDA projet tant ce formalisme est simple et adaptable :
- Universalité : Le format du RIDA est applicable à toutes les réunions d'un projet, qu’il s’agisse de la réunion de cadrage, d'un atelier de travail, de suivi d'avancement, de réunions stratégiques, ou même d'un simple tête-à-tête.
- Clarté : Les comptes-rendus sont organisés de manière logique, permettant une lecture rapide et efficace, même pour des personnes qui ne participaient pas à la réunion. Une source en moins d'ambiguïté !
- Rapidité : Un RIDA n'ajoute pas de charge humaine inutile à la rédaction d'un compte-rendu. On se concentre sur le nécessaire et suffisant, ce qui accélère également la lecture du document.
- Uniformité : Parce que les comptes-rendus au format RIDA ont une trame commune, le lecteur se retrouve dans un terrain connu d'une réunion à une autre (voire d'un projet à l'autre).
Modèle de RIDA projet
Pour gagner en efficacité pendant et après ses réunions, il est recommandé de s'appuyer sur un modèle de RIDA projet plutôt que de partir d'une feuille blanche à chaque séance.
Ce document prérempli facilite et accélère le travail rédactionnel.
Exemple de modèle de RIDA projet
Les fondamentaux pour mettre en place le format RIDA dans votre projet
Prérequis
J'insiste : ayez sous la main un modèle de RIDA projet.
Un modèle permet de créer rapidement un livrable formel, applicable pour tout type de réunions, quelles aient été préparées ou improvisées. Par ailleurs, s'appuyer sur modèle de RIDA permet de savoir quelles informations collecter pendant la séance.
Quant au format, sachez que ce n'est pas critique ... Wiki, Word, fichier texte ou pdf, le format choisi doit permettre au compte-rendu d'être diffusé et consulté par les intéressés (ie. les participants de la réunion, voire n'importe quelle partie prenante du projet si la réunion n'a pas de notion de confidentialité).
Pendant la réunion
Il existe deux écoles pour la rédaction d'un compte-rendu :
- Rédiger en direct un compte-rendu de réunion, en partage d'écran avec les participants pour que ces derniers valident le document dès la fin de la séance. Attention, cette méthode ne laisse aucune place à l'erreur ou à l'oubli. Elle est réservée aux situations "simples" et/ou parfaitement maîtrisées.
- La simple prise de note en séance qui donne lieu plus tard (mais pas trop tard) à un compte-rendu. Il s'agit de la solution à privilégier si le rédacteur souhaite (et à la possibilité de) soigner le fond et la forme du document. Inconvénient majeur : l'absence de validation en séance. Mais j'ai une solution à ça, voir plus bas ...
Quelle que soit la méthode choisie, il est important de garder en mémoire quelques consignes pour qu'un RIDA soit utile et pertinent :
- Se concentrer sur les points clés de la réunion: il faut faire preuve de discernement pour extraire le plus important de toute la discussion. Il n'est pas toujours nécessaire de consigner chaque question ou commentaire dans le compte-rendu, sauf s'ils ont apporté une plus-value réelle à la réunion.
- Rester synthétique : Trouvez le bon niveau de détail à consigner dans le document pour qu'il reste clair, vite lu, sans omettre d'information importante.
- Être objectif et factuel : Il convient d'éviter les jugements ou les prises de position dans le compte-rendu.
Mes recommandations
Même dans une simple prise de notes, identifiez sur le moment les actions, décisions et informations d'une façon ou d'une autre. Pour ma part, j'opte pour une prise de note qui respecte la chronologie des discussions avec l'ajout d'un préfixe A, D ou I devant chaque ligne selon la nature de celle-ci. La rédaction du compte-rendu final est ainsi largement facilitée.
En guise de conclusion d'une réunion, essayez de prendre 2 minutes pour faire une synthèse à haute voix des principales décisions prises et actions lancées en séance. Cette pratique permet de vous assurer que l'essentiel a été compris de la même façon par tous les participants (vous y compris). Autre avantage, les participants partent de la réunion sur un consensus et une note positive, même si la réunion a été agitée ...
Après la réunion
La séquence classique peut alors être suivie :
- Rédaction du compte-rendu dans le format attendu.
- Publication.
- Communication.
- Validation (si c'est une pratique).
- Mise à jour du plan d'action du projet (ajouter, modifier ou supprimer des actions pour concrétiser les décisions et actions de la réunion).
Mes recommandations
Toujours dans l'optique d'efficacité, je vous recommande de rédiger un compte-rendu tant que les informations sont fraîches dans votre esprit. Le jour même ou le lendemain grand maximum. Au delà, la charge demandée risque d'être supérieure et la qualité du document pourrait baisser.
Difficultés et risques
Le RIDA n'est pas une solution magique ... D'expérience, j'ai pu constater que ce formalisme ne fait pas disparaître certains risques et difficultés inhérents à la rédaction de comptes-rendus :
- Difficulté à obtenir en séance des engagements sur des dates cibles pour les nouvelles actions. Une situation compréhensible lorsque les agendas des équipes sont déjà chargés.
- Un compte-rendu ne remplace pas la traçabilité d'un ticket. Il n'est pas toujours vain de rappeler que l'outil de ticketing reste le meilleur moyen pour affecter des actions, ainsi que pour tracer et suivre ce qui est fait et ce qui reste à faire. Dans les réunions d'avancement de projet, le chef de projet devra donc veiller à ce que les tickets soient alimentés (idéalement par leurs propriétaires respectifs), quitte à s'appuyer sur les éléments consignés dans le RIDA.
- Difficulté à faire valider le compte-rendu, généralement par manque de temps pour la relecture.
Par ailleurs, il ne faut pas sous-estimer la difficulté à consolider 2 heures de réunion en quelques lignes. Esprit de synthèse, recul et compétences rédactionnelles sont souvent nécessaires pour rédiger correctement et rapidement les comptes-rendus d'un projet.
Pendant les projets que je mène, je m'appuie sur mon expérience pour organiser et conduire des réunions de travail utiles, efficaces, qui se matérialisent par des comptes-rendus factuels et des résultats concrets. Consultez mon offre de service pour en savoir plus.
Ce qu'il faut retenir du RIDA projet
Intégrer le RIDA dans la gestion de projet favorise l'atteinte des objectifs d'un projet avec des réunions productives et un suivi rigoureux actions lancées et décisions prises.
C'est probablement une des pratiques les moins couteuses à mettre en place, tout en apportant des avantages significatifs pour toutes les parties prenantes.