Le lancement d'un nouveau projet est un moment particulier. D'un côté, les utilisateurs sont impatients de voir aboutir les premiers résultats. De l'autre, les équipes qui vont contribuer aux travaux s'inquiètent de ce qui va leur être demandé.
C'est dans ce contexte de flottement et parfois de tensions que se tient la réunion de cadrage d'un nouveau projet.
La réunion de cadrage permet de mettre un projet en ordre de marche en s'alignant avec les objectifs et attentes de l'entreprise.
Cet article va détailler l'essentiel à savoir pour réaliser une réunion de cadrage efficace : les points essentiels à aborder, les pièges à éviter et les bonnes pratiques à adopter. Avec ces conseils en poche, vous pourrez démarrer votre projet sur de bonnes bases.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’une réunion de cadrage
- Les principaux objectifs d'une réunion de cadrage
- Les participants à une réunion de cadrage
- Les questions à poser en réunion de cadrage
- Les livrables à produire à l'issue de la réunion et les prochaines étapes
- Peut-on faire l'impasse sur la réunion de cadrage ?
- Mon retour d'expérience de chef de projet sur les réunions de cadrage
- Les bénéfices d'un chef de projet expérimenté
- Conclusion
Qu’est-ce qu’une réunion de cadrage
Lorsque la direction d'une entreprise décide de lancer un nouveau projet, un collaborateur se retrouve mandaté de sa bonne réalisation. Sa mission est de s'assurer que le projet livre l'attendu dans le budget convenu. Il peut choisir d'en déléguer la gestion quotidienne à un chef de projet de métier, de circonstance, voire d'en porter lui-même cette casquette.
Les responsables d'équipe ou de département informatique se reconnaîtront sans doute dans cette situation puisque c'est généralement eux que la direction de l'entreprise, commanditaire des projets, propulse en responsabilité des projets informatiques.
Cette première distribution de rôle étant faite, une réunion de cadrage peut être organisée.
Cette séance permet de poser les fondamentaux du projet qui doit être lancé. Elle doit lever le flou sur un certain nombre d'inconnues structurantes pour l'orientation des premiers travaux.
La réunion de cadrage d'un nouveau projet est d'une importance cruciale pour s'assurer que les efforts fournis soient les bons, tout particulièrement dans les contextes suivants :
- Les projets lancés à la suite d'une idée sans qu'une étude n'ait été menée.
- Les projets transverses à plusieurs équipes ou départements où les points de vue peuvent être nombreux et ne s'accordent pas toujours.
- Les projets menés dans des entreprises qui ne possèdent pas de méthodologie projet formelle et éprouvée.
Les principaux objectifs d'une réunion de cadrage
Sur le premier slide d'une présentation de réunion de cadrage, on pourrait trouver les objectifs suivants :
- Assurer que les travaux à initier et la démarche à mettre en place sont en phase avec les objectifs de l'entreprise.
- Assurer une compréhension commune des objectifs du projet pour toutes les parties prenantes.
- Spécifier le périmètre du projet et ses limites pour lever les ambiguïtés et éviter les dérapages futurs.
- Mettre en place une organisation temporaire pour ce projet dans laquelle chacun pourra comprendre son rôle et ses responsabilités.
- Formaliser le mandat donné au chef de projet.
- Lancer les étapes suivantes du projet en ayant déjà en visibilité les premières priorités.
Les participants à une réunion de cadrage
Deux invités sont indispensables sur cette réunion :
- Le porteur du projet à qui la direction a fourni le mandat,
- Le chef de projet à qui est délégué l'ordonnancement et le suivi des travaux.
Au delà de ces deux participants, c'est un peu selon les circonstances ...
D'une manière générale, il peut être pertinent de faire intervenir les collaborateurs qui sauront restituer les objectifs, périmètre, contraintes, tolérances (...) fixés par le commanditaire du projet.
A titre d'exemple, des représentants des futurs utilisateurs peuvent trouver leur place dans cette réunion de cadrage s'il leur voix n'est pas déjà portée ou formalisée par ailleurs.
Il est important de garder en mémoire qu'il ne s'agit que d'une mise en route du projet. En cela, il n'est sans doute pas nécessaire de réunir tous les responsables de tous les départements impactés par le projet lors de cette première séance de travail. Le premier COPIL ne tardera pas à être programmé dès lors que ces premiers éléments auront été éclaircis.
Les questions à poser en réunion de cadrage
En reprenant le questionnaire qui va suivre, vous avez la certitude d'aborder les sujets essentiels pour cadrer un projet.
Notez qu'il n'y aura pas nécessairement de réponse à toutes ces questions en séance (par manque d'information ou par défaut de prise de décision). Mais ce qui ne peut être précisé en séance pourra l'être spécifiquement plus tard.
- Quel est l'objectif du projet ? Formaliser les motivations pour l'entreprise et l'état final recherché.
- Quelles sont les principales fonctionnalités attendues ? En restant sur des besoins de haut niveau, le recueil des besoins sera fait plus tard en détail ...
- Quel est le périmètre du projet et ses frontières ?
- Quel est l'état actuel des travaux ? Identification de ce qui a été fait (étude, livrables ...), ce qui est en cours, ceux qui ont déjà contribué, les communications déjà envoyées, les engagements déjà pris vis à vis des clients ou des utilisateurs, les fournisseurs déjà contactés ...
- Quels sont les risques déjà connus ?
- Quelles sont les parties prenantes sur le projet ? Toute personne ou groupe de personnes impactées par le projet ou impactant le projet.
- Quels sont les rôle et responsabilités souhaitées pour l'organisation du projet ? Qui arbitre, qui exprime les besoins, qui développe, qui met en place, qui pilote ...
- Quelles sont les méthodes de gestion de projet en place ? Pour s'intégrer aux processus de l'entreprise en termes de gestion des risque, communication, qualité, changement ... S'il n'y a pas de méthode formelle, identifier les outils à utiliser pour assurer la conduire du projet (les canaux de communication souhaités, les outils de traçabilité, les endroits où stocker les livrables et documents de travail ...)
- Où sont les retours d'expérience ? Localiser les recommandations déjà consolidés à l'issue des projets précédents menés dans l'entreprise pour amélioration des projets futurs. Je vous en dis plus sur les REX projet dans un article dédié à ce sujet.
- Quelles sont les ressources disponibles ? Préciser les ressources financières, humaines ou techniques pouvant être allouées au projet.
- Quels sont les plannings demandés ? Les délais ou plannings demandés ainsi que les jalons s'il y a lieu (exemple : mise en production de la plateforme avant janvier pour absorber la charge prévue pendant les soldes d'hiver)
- Quelles sont les contraintes réglementaires qui s'appliquent ? RGPD, niveau de confidentialité des données, traitement de données de santé ou bancaires ...
- Quelles sont les contraintes internes qui s'appliquent ? Engagements contractuels souscrits avec des clients ou des fournisseurs, conformité à la politique RSE de l'entreprise, contraintes RH avec difficultés à trouver des profils sur des technologies peu répandues ...
Les livrables à produire à l'issue de la réunion et les prochaines étapes
Parce que toute réunion de travail doit se concrétiser par des avancées, il est important de capitaliser à l'issue d'une réunion de cadrage.
On peut considérer comme indispensable de produire un compte-rendu qui reprend toutes les informations échangées en séance, ainsi que les éventuelles premières décisions prises et actions lancées. Je vous encourage à utiliser le format RIDA qui simplifie et accélère la rédaction de vos comptes-rendus.
Plus tard, les informations recueillies dans cette réunion pourront être consolidées dans un ou plusieurs documents qui feront office de "règles du jeu" du projet.
Prince2 appelle ce document chapeau la "Documentation d'Initialisation du Projet" (ou DIP) qui rassemble la description du cas d'affaire, la composition de l'équipe projet, les rôles et responsabilités, les modalités de délégation, la fréquence des rapports d'avancement, les séquences du projet, les approches de gestion des risques, des bénéfices, qualité ...
Dit de manière moins complexe, ce gros morceau rassemble les informations permettant à un nouveau contributeur d'intégrer facilement l'équipe projet en cours de route.
Dans les bonnes pratiques, cet ensemble de documents à initier à l'issue de la réunion de cadrage devrait évoluer tout au long du projet. Ils mériteraient de faire l'objet d'un article à part entière tant leur rôle est structurant pour la suite du projet.
On devine ici que les tâches d'un chef de projet vont bien au delà que la seule organisation d'un réunion de cadrage. Je vous donne ici plus d'informations sur les responsabilités du chef de projet et l'étendue de ses missions.
Peut-on faire l'impasse sur la réunion de cadrage ?
Il serait risqué de se passer d'une réunion de cadrage lors du lancement d'un nouveau projet.
Toutefois, le travail nécessaire pour lancer un projet peut connaître des écarts importants d'un projet à l'autre. Ainsi, une réunion de cadrage pourrait être optionnelle si le projet a été cadré en amont (exemple : lancé dans le cadre d'un programme) et que les principales interrogations mentionnées plus haut ont déjà trouvées des réponses.
Hormis ce cas particulier, sauter cette étape cruciale au lancement d'un projet serait une erreur pouvant être coûteuse par la suite.
Mon retour d'expérience de chef de projet sur les réunions de cadrage
Parce que j'ai eu l'occasion de participer à plusieurs réunions de cadrage, voilà quelques recommandations pour cet exercice qui n'est pas aussi simple qu'il n'y parait :
- L'importance de préparer la réunion : Une bonne pratique pour le chef de projet peut-être d'envoyer avant la réunion une liste des principaux sujets qu'il aimerait aborder. Cette initiative présente l'avantage d'encourager les invités à collecter ou contrôler certaines informations avant la séance pour que cette dernière soit la plus efficace possible.
- Privilégier un nombre restreint de participants : Un petit comité est plus efficace pour se mettre en ordre de marche pour un nouveau projet. Lorsque trop de parties prenantes y sont représentées, le risque est grand qu'une réunion de cadrage se transforme en premier COPIL.
- Gare à l'excès d'enthousiasme : Parce qu'un projet nait de besoins forts, parfois clivants, les invités à la réunion de cadrage peuvent prendre très à coeur le sujet qu'ils s'apprêtent à déléguer au chef de projet. Ce dernier doit en tenir compte pour adapter sa communication, sa façon d'être et ses propositions. Il doit se montrer à l'écoute de tous, sans parti pris, en se montrant rassurant quant à la façon de réaliser la mission qui lui est confiée.
- S'intégrer à l'existant sans rien réformer : Parce qu'une entreprise peut avoir des méthodes déjà en place et des retours sur expérience déjà consolidés, il est important que le chef de projet sache adapter ses pratiques au contexte spécifique auquel il est confronté.
- Les bonnes pratiques de gestion de projet ne peuvent se deviner. Les représentants de l'entreprise ne sont pas nécessairement expérimentés à la gestion d'un projet de bout en bout. Grace à son savoir-faire, les recommandations d'un chef de projet de métier facilitent la tenue de cette réunion et favorisent déjà l'atteinte des objectifs du projet.
Les bénéfices d'un chef de projet expérimenté
Il devient clair que cette réunion de cadrage peut se transformer en un piège si une mauvaise trajectoire est prise dès l'initialisation du projet.
Combien de projets tombés à l'eau du fait d'une organisation pas adaptée ? Combien de produits qui ne correspondent pas aux attentes par oubli initial d'une partie des utilisateurs ? Combien de contributeurs frustrés par un périmètre de projet resté flou ?
L'intérêt de faire appel à un chef de projet expérimenté réside dans sa capacité à guider l'entreprise dans sa démarche dès cette première réunion de travail.
Eviter les pièges les plus fréquents dès le lancement du projet peut être une formidable aide à l'atteinte des objectifs d'une entreprise.
Pour en savoir plus, je vous invite à consulter mon offre de service sur la conduite de bout en bout de vos projets complexes.
Conclusion
Comme mentionné plusieurs fois dans cet article, la réunion de cadrage est une étape cruciale à considérer au démarrage d'un nouveau projet. Particulièrement sur les projets transverses, cette séance est l'occasion de lever les ambiguïtés et de s'accorder sur une feuille de route commune entre toutes les parties prenantes.
En faisant le nécessaire pour réussir une réunion de cadrage, tout l'équipe projet dispose d'une vision claire, assurant le démarrage d'un projet dans les meilleurs conditions.
Il s'agit d'un investissement en temps absolument rentable, tant cette démarche peut faire gagner en efficacité et en sérénité sur le long terme.