Les projets informatiques ont la réputation de ne jamais respecter les prévisions. Les plannings sont dépassés, le budget a explosé, le périmètre est devenu gigantesque, les utilisateurs se plaignent.
Le chef de projet est la personne à qui l'entreprise délègue la réalisation de toutes les tâches nécessaires à la réussite de projet, si possible en évitant les dérives.
Une des premières difficultés d'un projet réside dans la nomination d'un chef de projet qui sera en capacité de réaliser avec succès la mission qui lui est confiée.
Cet article va vous fournir des éléments de réflexion pour vous aider à prendre la bonne décision dès le lancement de votre projet.
Sommaire
- Comment définir un projet ?
- Le principe de délégation, sous conditions
- Les responsabilités clés d'un chef de projet
- Parallèle avec le chef d'orchestre
- Une méthode projet doit être adaptée au contexte
- Les bénéfices d'un chef de projet de métier
- Comment savoir si un chef de projet de métier est nécessaire ?
- Conclusion
Comment définir un projet ?
Même s'il peut prendre de multiples formes, un projet doit posséder les caractérisques suivantes :
- Un projet est un ensemble d'activités temporaires, uniques, menées dans le but d'atteindre un objectif spécifique.
- Un projet a un début et une fin. Il est soumis à des contraintes telles que le budget, les ressources et les délais.
- Il permet de fournir un nouveau produit, service ou résultat pour l'entreprise. Ceux-ci prennent la forme de livrables (une solution technique, des documents, des formations).
Un projet peut être autonome ou peut être une sous-partie d'un programme.
On parle généralement de programme lorsque les travaux introduisent une transformation significative dans l'entreprise et des changements profonds de pratiques. Exemples : la digitalisation du coeur de métier de l'entreprise ; le changement de l'ERP qui gère à la fois les stocks, la chaine de production et la relation client.
Le "mode projet" est devenu un dispositif à géométrie variable
Il est fréquent d'entendre parler de projet dans des taches de liées au run des outils informatiques.
Exemple : Lorsqu'une activité nécessite de réaliser plusieurs taches opérationnelles qui sortent de l'ordinaire, lorsqu'elle demande d'informer et de coordonner plusieurs contributeurs, lorsqu'il devient nécessaire de planifier quelques ateliers de travail, il arrive qu'on entende alors parler de travail en mode projet. A juste titre ?
"Travailler en mode projet" pourrait se définir ainsi : aborder un ensemble de tâches uniques de manière structurée et organisée, en suivant un processus défini pour atteindre des objectifs spécifiques.
Comme nous le verrons plus bas, un facteur de réussite d'un projet réside dans le choix d'une approche et d'une méthode adaptée au contexte. A partir de là, libre à chacun de positionner où il le souhaite son curseur de la méthode ... Et de choisir le vocabulaire qui le parait adapté :)
Le principe de délégation, sous conditions
Lorsqu'une entreprise nomme un chef de projet, elle lui délègue l'autorité de gérer le sujet. Le chef de projet en obtient le mandat. Il devient l'exécutant de la volonté de l'entreprise.
Parce que le management de l'entreprise reste responsable d'un projet, des tolérances permettent de mettre des limites à cette délégation.
Des dispositif de communication (périodiques ou lors du dépassement d'une tolérance) ainsi que des points de passage peuvent être définis à l'initialisation du projet pour garantir à la gouvernance le meilleur compromis entre contrôle et délégation.
Les responsabilités clés d'un chef de projet
Un chef de projet informatique doit savoir couvrir un éventail large de tâches qui garantissent la réussite du projet.
Cadrage initial et organisation
Avant toutes choses, le chef de projet doit savoir poser les bonnes questions. Parmi elles :
- Quelle est la justification de ce projet ?
- Quels sont ses objectifs ?
- Quels sont les délais ?
- Quelles sont les contraintes internes ou externes ?
- Quelles ressources financières et humaines sont disponibles ?
- Quelle est la situation actuelle des travaux ?
- Qui arbitre ? Qui précise l'attendu ? Qui réalise ? Qui arbitre ?
- Quelles sont les politiques et méthodes applicables dans l'entreprise ?
- Les projets précédents ont-ils consolidés leurs retours sur expérience ?
- ...
Ces questions peuvent être adressées durant une réunion de cadrage. Pour tout savoir pour préparer et organiser la réunion de cadrage d'un nouveau projet, un peu de lecture est à votre disposition.
De ce premier état des lieux, le chef de projet doit être en capacité de proposer une structure de travail favorable à l'atteinte des objectifs :
- Une proposition d'organisation et de responsabilités.
- Une approche de communications.
- Une approche de gestion des risques.
- Un esquisse de la première séquence du projet.
- ...
Tout au long de sa mission, le chef de projet devra s'assurer que ces politiques mises en place sont applicables, appliquées et performantes.
Planification
Le chef de projet doit être en mesure de concevoir un plan détaillé qui structure l'ensemble du projet.
Exemples de niveaux de plans :
- Le plan du projet : il fournit à la gouvernance une vue d'ensemble du projet avec son découpage en séquence et le calendrier associé.
- Le plan de chaque séquence : il détaille chaque séquence à venir et permet à la gouvernance d'en approuver le périmètre, les objectifs et les modalités de réalisation.
Ce découpage en niveaux de plans permet de fournir un niveau de détail élevé pour les évèvements les plus proches (ie. ceux qui sont les mieux maitrisées).
Gestion des ressources
Le chef de projet doit veiller à la disponibilité des ressources pour atteindre l'objectif.
Il doit donc piloter :
- Les ressources humaines en s'assurant que chaque contributeur (même à temps partagé) soit en mesure de réaliser ses missions. Donc, surveillance de charge, compétences, motivation, idées, freins ...
- Les ressources financières (matériel, logiciel, prestation et logistique) nécessaires pour le projet. En construirant un prévisionnel qui sera comparé au consommé.
Suivi et évaluation des progrès
Il ne suffit pas de lancer un projet et d'attendre les résultats. Le chef de projet doit suivre régulièrement l'avancement des travaux et ajuster la stratégie si nécessaire.
Il doit être capable de :
- Mesurer les progrès par rapport aux objectifs et aux échéances fixées.
- Identifier et résoudre rapidement les obstacles.
Communication avec les parties prenantes
La communication est l'une des compétences les plus cruciales pour un chef de projet.
Il doit s'assurer que tous les acteurs impliqués (équipe, utilisateurs, clients, gouvernance, entreprise) soient informés et/ou sollicités lors de certains évènements (jalons, difficultés, changements …) ou à fréquence prédéterminée. Une bonne communication permet d'éviter des malentendus qui pourraient compromettre le projet.
Capitalisation et rédaction
Bien que parfois oubliés, les livrables documentaires matérialisent le travail effectué. Ils sont indispensables pour que l'entreprise capitalise sur les informations et compétences acquises pendant un projet.
Il est généralement de la responsabilité du chef de projet d'initier et de faire vivre les livrables de management du projet. Ces activités rédactionnelles sont continues à toutes les étapes du cycle de vie du projet (note de cadrage, rapports d'avancement, plan, approche qualité, comptes-rendus de réunion, etc.)
Partage d'expérience et leçons apprises
"L'homme sage apprend de ses erreurs, l'homme plus sage apprend des erreurs des autres" (Confucius).
Le chef de projet doit veiller à ce que les leçons tirées du projet soient partagées avec l'équipe et l'organisation. Cela peut passer par la documentation des réussites et des échecs qui serviront à l'ajustement des pratiques futures.
Cette démarche favorise une montée en compétence de l'entreprise, réduit les risques futurs et assure une amélioration constante des méthodes de gestion de projet.
Parallèle avec le chef d'orchestre
A la lecture de ces responsabilités, on comprend que le chef de projet n'est le chef de personne. Il est simplement mandaté pour réaliser une mission sous certaines conditions, en s'appuyant sur d'autres personnes.
Le titre de "chef" parait alors particulièrement mal adapté !
A y regarder de près, le chef de projet possède des similitudes avec le chef d'orchestre.
- Tous deux sont responsables de la coordination d'un ensemble de compétences spécifiques réunies avec un objectif commun.
- Tous deux doivent créer une harmonie de bout en bout et s'assurent que chaque contrinuteur joue sa partition au bon moment.
- Tous deux évaluent les progrès et ajustent le rythme pour maintenir l'équilibre et la performance de l'ensemble.
En fin de compte, leur succès réside dans leur capacité à coordonner des talents individuels pour produire le résultat attendu.
Une méthode projet doit être adaptée au contexte
On voit rarement une méthode susciter la ferveur collective ...
Tous les projets ne nécessitent pas le même niveau de rigueur. Une méthode trop rigide freinerait l'adoption et les bénéfices.
A titre d'exemple, trop d'organisation peut devenir contre-productif pour gérer un enchainement de taches simples, nécessitant peu de coordination, et présentant peu de risque.
Il est intéressant de noter que PRINCE2 fournit un cadre particulièrement intéressant pour les projets conduits par une DSI :
- Un de ses principes fondamentaux est l'adaptabilité au projet. Cette démarche consiste à ajuster la méthode sans laisser de coté l'indispensable.
- PRINCE2 est une démarche prévisionniste. Les besoins sont étudiés au plus tôt dans le projet et la planification est rigoureuse. Ainsi, cette méthode réduit les risques de dérapage dans les projets IT qui demandent de forts investissements logiciels et matériels initiaux. Les démarches agiles sont probablement mieux adaptées à d'autres types de projets, sauf si le risque de dépassement budgétaire est accepté.
Les bénéfices d'un chef de projet de métier
Une entreprise a de nombreux avantages à mandater un chef de projet d'expérience pour piloter un projet informatique :
- Une démarche structurée : Un chef de projet expérimenté connaît les bonnes pratiques et sait les adapter au contexte de l'entreprise. Il sait s'intégrer aux processus de l'entreprise et aux dispositifs qualité en place pour ne rien réformer.
- Meilleure capacité à délester la gouvernance : en appliquant le principe de délégation (séquences de management, gestion des exceptions ...), le chef de projet sait mettre en place le dispositif permettant à la gouvernance de se concentrer sur ses activités de haut niveau.
- Adaptabilité des plans : Un chef de projet expérimenté est capable d'intégrer des changements et des imprévus en cours de route.
- Meilleure planification : Grâce à son expérience, il peut établir des délais réalistes et anticiper les besoins en ressources, minimisant les risques de dépassements.
- Gestion des risques : Un chef de projet qualifié sait identifier et évaluer les risques potentiels, permettant de mettre en place des stratégies d'évitement ou de réduction au plus vite.
- Communication adaptée : Il assure une communication claire et efficace, adaptée à chaque partie prenante. Les malentendus entre contributeurs peuvent compromettre tout un projet !
- Coordination des équipes : Un chef de projet de métier sait comment motiver et coordonner des contributeurs venant de plusieurs équipes, de plusieurs métiers, favorisant ainsi la collaboration.
Comment savoir si un chef de projet de métier est nécessaire ?
Plusieurs facteurs sont à considérer pour déterminer s'il est pertinent de s'appuyer sur l'expérience d'un chef de projet de métier.
La portée du projet
Les projets informatiques deviennent de plus en plus complexes et transverses. Ils reposent sur des systèmes d'information eux-mêmes de plus en plus complexes et interdépendants.
Parce que toute évolution devient critique et nécessite des compétences spécifiques, les contributeurs à mettre autour de la table sont de plus en plus nombreux.
Au delà des aspects techniques, ces grands projets transverses à toute une entreprise peuvent se confronter à des problématiques liées à la culture ou à l'organisation de l'entreprise, à des enjeux de compréhension et de communication parfois bloquants, ou à des conflits d'allocation de ressources entre équipes.
On peut alors raisonnablement avancer que les projets les plus vastes et transverses gagnent à être portés par des chefs de projets qui ont l'expérience de ces situations. Ils sauront quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place.
La complexité des exigences métiers
Des exigences variées (et parfois changeantes) nécessitent une écoute attentive, une grande rigueur, des outils et des méthodes qui permettent de concrétiser "la voix du client".
Des équipes multidisciplinaires
Sur les projets qui nécessitent la collaboration de différentes équipes de métiers, et surtout s'il sont peu habituées à travailler ensemble, les capacités d'écoute et d'adaptation aux contributeurs peut apporter une forte plus-value.
L'attendu en termes d'approche projet
L'approche projet peut correspondre au "règlement intérieur" du projet : ses pratiques en termes de communication, traçabilité, stockage et partage d'information, livrables types, gestion des risques, gestion des plannings, règles de délégation et ses limites.
Si l'entreprise ne possède pas de méthodologie projet documentée et éprouvée, confier la conduite un projet à un collaborateur sans expérience sur ce métier serait l'envoyer au casse-pipe. Il devrait créer et expérimenter une approche projet par lui même. Possible mais risqué.
A l'opposé, il serait irréaliste de conduire un projet avec une méthodologie formelle (comme PRINCE2) sans y avoir été formé.
En somme, il faut privilégier une adéquation entre la complexité de la tache et la capacité individuelle la réaliser. Rien de nouveau, mais il est bon de s'en souvenir.
Conclusion
Il est évident que la gestion de projet est un outil puissant pour favoriser l'atteinte des objectifs de l'entreprise.
Il n'y a toutefois pas de recette universelle. Les méthodes et moyens sont à adapter au contexte de chaque projet et de chaque entreprise pour favoriser l'adoption et les bénéfices.
C'est alors que s'appuyer sur les bonnes compétences et le bon niveau d'expérience devient un critère clé de réussite, en particulier sur les projets les plus complexes, transverses et stratégiques.